Agendamento de campanhas

Uma campanha não precisa sair imediatamente. Agendar envio a inicia em uma data e hora que você escolhe, e Autopilot a distribui ao longo de vários dias dentro de um limite diário e uma janela de envio. Ambos estão no construtor de campanhas, no Google Sheets e no aplicativo web.

Agendar envio

1. Escreva a campanha normalmente.
2. Clique no ícone de calendário Agendar envio (na barra inferior dentro do Google Sheets, na coluna Configurações no aplicativo web).
3. Escolha uma data e hora, pelo menos duas horas a partir de agora, e clique em Aplicar. A hora está em seu fuso horário, que o popover identifica.
4. O botão de envio agora mostra Agendar N emails. Clique nele e confirme.

No aplicativo web, o mesmo popover abre na coluna Configurações, e a data escolhida aparece como um crachá ao lado de Agendar envio.

A campanha aparece na aba Agendadas de Campanhas, e as linhas da sua planilha são marcadas como Agendadas até que ela comece. Uma campanha agendada é verificada em relação ao seu limite de envio diário no dia dela: se não couber mais, é adiada para o próximo dia com espaço suficiente, e você é notificado. O construtor também recusa agendar uma campanha em um dia cujo limite já está reservado por outras campanhas agendadas; escolha outro dia ou use Autopilot.

Alterar ou cancelar uma campanha agendada

Abra Campanhas → Agendadas e passe o mouse sobre a campanha:

• Editar data de envio a move para outra data e hora.
• Excluir a cancela. Nada é enviado e os dados da campanha são removidos.

Autopilot

Autopilot é para listas maiores do que você deseja enviar em um dia. Envia uma parte da campanha todos os dias, apenas nos dias da semana e durante as horas que você permite, até que todos tenham recebido o email.

• Enviar em: os dias da semana. Segunda a sexta por padrão.
• De (hora) e Até (hora): a janela de envio, 9:00 a 17:00 por padrão, em seu fuso horário. O fuso horário é fixado quando a campanha começa.
• Máximo de emails por dia: o limite diário. Não pode exceder o limite diário do seu plano.
• Enviar como rajada: envie a parte do dia o mais rápido que Gmail permite. Desmarque para definir um número de minutos entre emails em vez disso.
• O diálogo estima quantos dias a campanha levará.

Clique em Iniciar autopilot. A campanha aparece como AUTOPILOT na lista de Campanhas, e Editar autopilot no menu de linha muda os dias, horas, limite e atraso enquanto ela é executada.

Autopilot também permite que uma campanha exceda o limite de hoje: quando o construtor avisa que uma campanha ultrapassa seu limite de envio diário, Configurar Autopilot é a forma de enviá-la mesmo assim, distribuída ao longo dos dias seguintes.

Enviar em novas respostas de formulário

Uma automação de formulário responde um Google Form para você: vincule o formulário a uma planilha, abra o complemento na aba que coleta as respostas (a nomeada Respostas do formulário 1 por padrão), escreva o email com tags de mesclagem para as perguntas do formulário, depois escolha Enviar quando uma nova resposta de formulário chegar… no menu de envio e clique em Criar automação. A partir de então, cada nova resposta recebe o email em cerca de um minuto, personalizado com suas próprias respostas, e a célula de status 📮 da linha mostra Na fila, depois Enviado.

• O destinatário é a coluna que contém o endereço do respondente. Ative Coletar endereços de email no formulário ou adicione uma pergunta de email, para que cada resposta tenha um; uma resposta sem endereço é marcada como Destinatário ausente.
• Respostas que já existem quando você cria a automação não recebem email.
• A automação aparece como AUTOMAÇÃO na lista de Campanhas com o número de respostas respondidas. Pause, retome ou interrompa-a no menu de linha como qualquer campanha. Uma resposta que chega enquanto está pausada é marcada como Pausada na planilha e não é enviada depois.
• O email é congelado quando a automação é criada. Para alterá-lo, interrompa a automação e crie uma nova.
• Os limites de envio diários se aplicam: uma resposta que chega após o limite ser atingido fica na fila e sai quando o limite é redefinido.
• Você também pode começar pelo próprio formulário: no editor do Google Forms, abra Extensões → Mail Merge for Gmail → Enviar um email para cada resposta. O construtor abre na aba de respostas do formulário, já em modo de automação, e funciona antes da primeira resposta chegar. Se o formulário ainda não envia suas respostas para uma planilha, Mail Merge oferece criar e vincular uma (o mesmo que Respostas → Vincular ao Sheets).
• Uma automação criada no aplicativo web é ativada na próxima vez que você abrir o complemento nessa planilha (Extensões → Mail Merge for Gmail → Nova campanha); até então mostra Aguardando ativação. O complemento instala um gatilho na planilha, que é o que detecta novas respostas, então a automação só funciona para a conta que a criou.
• Não digite na coluna de status 📮 abaixo das respostas: o Google Forms adiciona novas linhas sob a última linha preenchida.

Nota

Agendar envio e alterar a data de uma campanha agendada fazem parte dos planos Personal e Professional; uma conta gratuita envia imediatamente. Autopilot e automações de formulário fazem parte do plano Professional. Veja Preços e assinatura.

Dica

Também temos um guia sobre agendamento de emails no Gmail sem nenhum complemento.