Quyền hạn & dữ liệu của bạn

Trang này trả lời các câu hỏi chúng tôi thường nhận được từ các nhà đánh giá IT và bảo mật: những quyền hạn Google nào mà Mail Merge yêu cầu, liệu nó có thể đọc Gmail của bạn, những tệp nào mà nó có thể truy cập, và điều gì sẽ xảy ra với danh sách người nhận của bạn trên máy chủ của chúng tôi.

Để biết thông tin chi tiết đầy đủ về tài khoản, chiến dịch, AI, phân tích và tiết lộ dữ liệu hỗ trợ, bao gồm người nhận, thời gian lưu giữ và kiểm soát của người dùng, hãy xem chính sách bảo mật của chúng tôi.

Các quyền hạn được hiển thị trong quá trình cài đặt

Khi bạn cài đặt Mail Merge từ Google Workspace Marketplace, Google sẽ hiển thị danh sách quyền hạn của tiện ích bổ sung. Đây là các phạm vi mà tiện ích bổ sung yêu cầu và mục đích của từng phạm vi:

Quyền hạn (OAuth scope)	Tại sao Mail Merge cần nó
script.send_mail - Gửi email thay mặt bạn	Gửi các email bạn soạn. Phạm vi này chỉ có thể gửi - nó không thể đọc, tìm kiếm hoặc liệt kê bất cứ điều gì trong hộp thư của bạn.
spreadsheets - Xem, chỉnh sửa, tạo và xóa bảng tính của bạn	Đọc bảng tính người nhận mà bạn chạy hợp nhất từ đó, và ghi cột trạng thái 📮 (Đã gửi / Đã mở / Lỗi…) trở lại vào đó.
drive.readonly - Xem và tải xuống các tệp Drive của bạn	Đọc nội dung được chọn và tải xuống các tệp đính kèm chiến dịch, bao gồm các tệp đính kèm theo hàng được tham chiếu bởi URL Drive trong bảng tính của bạn. Phạm vi này không cho phép sửa đổi hoặc xóa các tệp Drive.
drive.file - Truy cập các tệp bạn mở hoặc tạo với ứng dụng này	Truy cập từng tệp được sử dụng bởi bộ chọn tệp.
userinfo.email	Xác định tài khoản của bạn (địa chỉ email của bạn là ID tài khoản Mail Merge của bạn).
script.container.ui, gmail.addons.execute, script.scriptapp, script.external_request, script.locale	Cơ sở hạ tầng tiện ích bổ sung Google Workspace tiêu chuẩn: hiển thị thanh bên và hộp thoại bên trong Sheets/Gmail, gọi backend của chúng tôi và hiển thị giao diện người dùng bằng ngôn ngữ của bạn. script.scriptapp cũng là những gì cho phép tự động hóa biểu mẫu cài đặt kích hoạt “phản hồi biểu mẫu mới” trong bảng tính của bạn.
forms.currentonly - Xem và quản lý các biểu mẫu mà ứng dụng này đã được cài đặt	Chỉ bên trong trình chỉnh sửa Google Forms: tìm bảng tính mà biểu mẫu gửi phản hồi của nó, và liên kết một biểu mẫu khi không có, để tự động hóa biểu mẫu có thể được thiết lập từ chính biểu mẫu. Mail Merge không bao giờ đọc các phản hồi thông qua phạm vi này.

Bảng này mô tả tiện ích bổ sung Workspace. Các quyền hạn cho ứng dụng web và kết nối trợ lý AI phụ thuộc vào các tính năng bạn ủy quyền; tính năng làm ấm hộp thư tùy chọn có kết nối riêng biệt.

Nó có thể đọc tin nhắn Gmail hay chỉ gửi?

Quyền gửi của tiện ích bổ sung chỉ gửi. Tiện ích bổ sung không yêu cầu phạm vi đọc Gmail: việc gửi đi qua script.send_mail, chỉ gửi. Kết nối Gmail tùy chọn được mô tả dưới đây thêm gmail.send (cũng chỉ gửi) và gmail.metadata, mà Mail Merge sử dụng để phát hiện trả lời và phản hồi trên các luồng mà các chiến dịch của riêng bạn đã bắt đầu - nó đọc siêu dữ liệu tin nhắn (bao gồm tiêu đề người gửi), thay vì nội dung tin nhắn, cho tính năng này.

Tính năng làm ấm hộp thư tùy chọn sử dụng Mật khẩu ứng dụng Google riêng biệt và kết nối SMTP/IMAP. Nó có thể tìm các tin nhắn làm ấm được khớp, di chuyển chúng ra khỏi thư rác, đánh dấu chúng là đã đọc, trả lời và lưu trữ chúng. Điều này tách biệt với quyền chỉ gửi của tiện ích bổ sung và phát hiện trả lời chiến dịch.

Tất cả các tệp Drive/Sheets hay chỉ các tệp được chọn?

Phạm vi spreadsheets về bản chất là toàn tài khoản - đó là cách mô hình tiện ích bổ sung Sheets của Google hoạt động, vì tiện ích bổ sung phải đọc bất kỳ bảng tính nào bạn mở nó và ghi trạng thái giao hàng trở lại vào đó. Các ứng dụng được yêu cầu và công cụ AI cũng có thể đọc bản xem trước bảng tính, tạo bảng tính mẫu, nhập nội dung Google Docs làm mẫu và xử lý các tệp đính kèm được chọn. Phạm vi drive.readonly cho phép đọc, không sửa đổi, các tệp Drive. Phạm vi drive.file riêng biệt cấp quyền truy cập từng tệp cho các tệp bạn chọn hoặc tạo với ứng dụng; nó không phải là phạm vi chỉ đọc.

Danh bạ

Mail Merge không yêu cầu phạm vi Google Danh bạ để điền danh sách người nhận. Người nhận có thể đến từ bảng tính, danh sách và danh bạ Mail Merge đã lưu, hoặc đầu vào ứng dụng/công cụ trực tiếp. Danh bạ đã lưu và các trường tùy chỉnh được lưu trữ trong backend của chúng tôi để sử dụng lại.

Truy cập ngoại tuyến (hoạt động thay mặt bạn khi bạn đã đăng xuất)

Các tính năng nền được ủy quyền có thể tiếp tục trong khi bạn đã đăng xuất, bao gồm các chiến dịch được lên lịch và bị giới hạn, cập nhật trạng thái bảng tính và phát hiện trả lời/phản hồi chiến dịch. Các mã thông báo làm mới Google được lưu trữ được mã hóa. Thu hồi quyền truy cập Google tại myaccount.google.com/connections để dừng các hoạt động trong tương lai yêu cầu quyền đó. Thu hồi không xóa dữ liệu đã được xử lý.

Tính năng làm ấm tùy chọn sử dụng Mật khẩu ứng dụng riêng của nó được lưu trữ, được mã hóa. Dừng làm ấm riêng biệt và thu hồi Mật khẩu ứng dụng trong tài khoản Google của bạn khi bạn không còn muốn kết nối đó.

Điều gì xảy ra với danh sách người nhận của bạn

Máy chủ của chúng tôi nhận được gì

Khi bạn khởi chạy một chiến dịch, các hàng người nhận cần thiết để gửi nó - địa chỉ email, cc/bcc và các giá trị trường hợp nhất được sử dụng để cá nhân hóa từng tin nhắn - được gửi đến backend của chúng tôi (Google Cloud / Firebase), cùng với mẫu tin nhắn và bất kỳ tệp đính kèm nào. Đây là những gì làm cho lên lịch, giới hạn, xử lý hạn ngạch hàng ngày và theo dõi mở/nhấp chuột trở nên khả thi.

Khi bạn kết nối một trợ lý AI, nó gửi đầu vào công cụ đến Mail Merge và nhận kết quả như các trường liên hệ, bản xem trước bảng tính, nội dung mẫu và hoạt động chiến dịch. Các kết quả này có thể chứa thông tin cá nhân. Tạo AI của chính Mail Merge cũng gửi các lời nhắc được gửi thông qua các nhà cung cấp dịch vụ AI của nó. Chính sách bảo mật mô tả chi tiết những người nhận này và xử lý.

Nó được lưu trữ bao lâu và cách xóa nó

• Các chiến dịch được xếp hàng và hoạt động: thời gian hết hạn được tính từ thời gian hoàn thành dự kiến cộng với bảy ngày, và được điều chỉnh khi lên lịch, giới hạn hoặc thay đổi tự động. Tạm dừng thường đặt khoảng thời gian ân huệ 30 ngày.
• Các chiến dịch đã hoàn thành hoặc dừng: lịch sử kế hoạch miễn phí trở nên đủ điều kiện để xóa sau ba ngày. Các chiến dịch đã hoàn thành hoặc dừng trong quá trình đăng ký trả phí hoạt động không có bộ hẹn giờ hết hạn lịch sử tự động. Một lần hạ cấp sau này không thêm một; yêu cầu xóa lịch sử được giữ lại mà bạn không còn cần.
• Các chiến dịch được lên lịch đã xóa: hủy bỏ dừng gửi thêm, nhưng dữ liệu của chúng thường trở nên đủ điều kiện để dọn dẹp sau khoảng 24 giờ. Hết hạn và dọn dẹp chạy không đồng bộ; đây không phải là thời hạn xóa được đảm bảo. Dọn dẹp chiến dịch cũng cố gắng loại bỏ các công việc người nhận được xếp hàng và các tệp đính kèm chiến dịch liên quan.
• Danh bạ đã lưu, danh sách, mẫu và tệp mẫu được giữ lại để sử dụng liên tục cho đến khi bị xóa hoặc được xử lý thông qua yêu cầu xóa dữ liệu. Xóa danh sách không xóa danh bạ của nó.
• Trạng thái giao hàng/tương tác (Đã gửi, Đã mở, Đã nhấp, Lỗi) có thể được lưu trữ trong chiến dịch backend, theo dõi và hồ sơ phân tích và được ghi lại vào bảng tính của bạn. Hết hạn chiến dịch không xóa tất cả các hồ sơ riêng biệt này hoặc bản sao của tài khoản Google của bạn.
• Hủy đăng ký được giữ lại. Khi người nhận nhấp vào liên kết hủy đăng ký, chúng tôi lưu trữ địa chỉ đó được gắn cờ là hủy đăng ký dưới tài khoản của bạn để các chiến dịch trong tương lai tự động loại trừ nó. Giữ danh sách này giúp tôn trọng lựa chọn của người nhận.
• Hồ sơ tài khoản của bạn (email, trạng thái đăng ký/thanh toán, mẫu đã lưu, bộ đếm hạn ngạch) tồn tại miễn là bạn có tài khoản.

Hồ sơ tài khoản, theo dõi, phân tích, chẩn đoán, triệt tiêu và nhà cung cấp không chia sẻ thời gian hết hạn tự động cố định. Xem chính sách bảo mật để biết tiêu chí lưu giữ và kiểm soát trong các danh mục này.

Để yêu cầu xóa tài khoản hoặc dữ liệu, hãy gửi email đến contact@merge.email với địa chỉ tài khoản và phạm vi yêu cầu của bạn. Gỡ cài đặt tiện ích bổ sung, thu hồi quyền truy cập hoặc xóa hồ sơ tài khoản chính một mình không xóa mọi hồ sơ liên quan hoặc bản sao đã được giữ bởi người nhận và nhà cung cấp.